Por Iolanda Aguiar e Oliveira
24/03/2020
Eu cresci num home office. Cerca de 25 anos atrás, meus pais migraram a pequena empresa deles para a nossa casa a fim de conseguirem estar mais perto de nós, seus filhos. Com eles aprendi algumas coisas que tem sido muito válidas nesses tempos de quarentena e das quais me valho, já que meu trabalho é possível ser feito de maneira remota. Quero compartilhar algumas dessas estratégias para quem está fazendo isso pela primeira vez, na esperança de ajudar as pessoas a se organizarem e não perderem o foco no trabalho. Algumas delas valem para a rotina normal, mas fazem uma grande diferença quando precisamos ser gestores do nosso tempo e da nossa produtividade:
Seus propósitos não mudaram. O que mudou foi o seu local de trabalho. Tenha a clareza do que você pretende alcançar, antes de mais nada. Aprenda a diferenciar propósito de meta. A meta é aquele objetivo a ser alcançado para que o propósito se torne possível. O propósito é motivação interior que também é combustível para alcançar uma meta. O propósito pode ser, por exemplo, ser um profissional de referencia na sua área. A meta poderia ser produzir artigos científicos, fechar um negócio, solucionar um entrave, etc. Se o propósito estiver claro, é mais provável que sua meta passe a ter mais sentido;
A mudança do ambiente de trabalho pode trazer alguns dificultadores para o alcance dos seus resultados. Por exemplo, se você tem o hábito de fazer reuniões presenciais, terá que buscar outras estratégias para amenizar a ausência física dos participantes (vídeo conferências, registros escritos para serem compartilhados por e-mail, dentre outros). Enumere as dificuldades que tem encontrado para manter a sua produtividade, levante as possibilidades e experimente soluções. Os trabalhos operacionais e que só são possíveis de serem realizados in loco, terão que esperar para serem feitos. Enquanto espera a oportunidade de realiza-los, você pode fazer um check-list do que precisa ser realizado posteriormente. Aproveite para enumerar as tarefas considerando a sua prioridade. Dessa forma poderá otimizar o seu tempo quando retomar as suas atividades presenciais.
Escolha um local da sua casa que seja adequado para que você trabalhe com concentração. Se o seu trabalho exige privacidade, terá que ser realizado a portas fechadas. A sala de casa deverá ser destinada ao entretenimento. Se as distrações não são um problema para você, fique onde achar mais confortável.
Delimite junto à sua família os horários em que estará dedicado ao trabalho e os horários em que fará intervalos. Dessa forma, todos tenderão a respeitar o seu espaço favorecendo a sua concentração, mas também poderão criar expectativas sobre quando você estará disponível para estar na companhia de todos. Deixe os pets do lado de fora do seu escritório: estamos sujeitos ao risco de cair em tentação e interromper as nossas atividades para brincar de bolinha, dar um snack, fazer um mimo.
Organização é imperativa! Ao final do dia de trabalho anterior, organize suas ferramentas de trabalho nos devidos lugares deixando à mão tudo o que for de uso constante. Coloque o computador, o headphone e o celular para carregar, deixe a mão os documentos que irá precisar, faça uma lista de tarefas para que possa se orientar. Tenha uma agenda, um caderno, bloco de notas, arquivo de Excel ou Word, o que achar melhor para registrar os seus compromissos. Use o despertador do telefone para não perder a hora, se preciso for. Estabeleça o tempo que irá se destinar a cada tarefa para que não se ocupe em demasia com o que não é prioridade. Muitas vezes o feito é melhor do que o perfeito e tempo é muito mais que dinheiro: é vida.
Determine os períodos do dia em que se dedicará às tarefas relativas ao cuidado com a casa. A tentação de nos distrairmos é muito grande e frequentemente encontramos desculpas legítimas para nos permitir essa distração: um armário desorganizado, um móvel empoeirado, uma roupa para lavar. Tenha definido o horário em que irá se dedicar a essas tarefas. Para não perde-las de vista, faça também uma lista dessas atividades a serem cumpridas no período de tempo destinado a elas.
As redes sociais podem esperar. Algumas pessoas programam o alarme para tocar de tempos em tempos para fazerem um intervalo preciso para responder aos chamados do WhatsApp que não são relativos à vida profissional, ou ainda para checar o Facebook, postar um stories no Instagram, por exemplo. Você pode criar um mecanismo particular que o ajude a evitar essas outras fontes de distração.
Poucas pessoas tem a atenção verdadeiramente difusa. Aliás, estudos dizem que pessoas multitarefa não existem. Por isso mesmo, o som ou a televisão não deverão estar ligados enquanto você trabalha, se você quiser garantir a produtividade necessária no seu home office.
Se o seu trabalho demanda chamadas de vídeo, certifique-se de que o seu espaço transparecerá ordem e seriedade. Será difícil parecer uma pessoa séria se na imagem da câmera os brinquedos dos seus filhos estiverem espalhados no fundo da imagem. Mas se esse não é um critério para você, dificilmente a desorganização cria uma boa impressão. Não precisa ser um espaço parecendo capa de revista de decoração. Só precisa ser limpo e organizado.
Muna-se de todos os recursos possíveis para deixar o mínimo possível o seu posto de trabalho: deixe na mesa uma garrafa de água e um copo, por exemplo. Um cafezinho, para quem é fã, sempre é válido.
Não deixe a preguiça te dominar. Sente-se na mesa, em posição alerta. Evite trabalhar no sofá ou na cama, eles convidam ao relaxamento. Para garantir a sua disposição, levante-se no horário programado, tome um banho ou se valha de qualquer outro recurso que possa te despertar. Vista roupas confortáveis, mas tenha cuidado. Especialmente se você usa vídeo chamadas no seu trabalho, garanta que se sentirá apresentável. Evite os pijamas, por exemplo, além de também serem um convite ao descanso, você pode ser pego de surpresa pela necessidade ser visto através da câmera. As roupas que usamos comunicam para nós mesmos a disposição que estamos experimentando. Diga para si mesmo, por meio delas, que está pronto para o trabalho.
Distração, entretenimento, relaxamento não combinam com o trabalho, mas são necessários à vida. Estabeleça uma rotina de segunda à sexta para que os fins de semana tenham o efeito necessário: ser ocasião para que você possa se desconectar das atividades profissionais e proporcionar a revitalização necessária para dar início à semana seguinte com energia e disposição.
Por fim, a minha última dica é uma que eu aprendi a não fazer assistindo meus pais fazendo. Essa vale especialmente para aqueles que são workaholics ou tem a tendência a sê-lo. Estando em casa se torna muito mais possível priorizar o trabalho demasiadamente. Ao final do expediente, podemos facilmente nos enganar: “de 18h às 19h eu estaria o trânsito mesmo, então vou aproveitar para trabalhar mais um pouco” ou “não tenho nenhum compromisso, então vou aproveitar para finalizar aquele relatório”. Determine intervalos para começar e interromper o seu dia de trabalho. Enquanto esse período de tempo durar, concentre-se e trabalhe com disciplina para amenizar a sensação, ao fim do dia, de que muitas pendências ficaram para trás. Se você costuma experimentar essa sensação com muita frequência, encontre meios de mensurar a sua produtividade para aliviá-la. Muitas vezes somos mais produtivos do que sentimos ser, mas para algumas pessoas é mais fácil ver “o copo meio vazio”: atentam-se mais às pendências, ao que deixou de ser feito, e sem querer acabam desvalorizando o que foi realizado.
Os tempos atuais convidam ao estresse, As emoções já estão todas à flor da pele com as incertezas do momento. Tente fazer o melhor que puder das circunstâncias atuais. Espero que com essas sugestões vocês possam se organizar para que o trabalho não seja mais uma fonte de ansiedade. Gostou? Conta par mim. Não gostou? Quero saber também!
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